Jahresabschluss 2022: Termine und Neuerungen

In den kommenden Wochen sind Verwaltungsleiter, Steuerberater und Abschlussprüfer mit der Aufstellung des Jahresabschlusses für das Geschäftsjahr 2022 beschäftigt. Nach den Herausforderungen in Zusammenhang mit dem epidemiologischen Notstand der vergangenen Jahre, sind auch heuer wieder einige Neuerungen und besondere Fristen zu beachten. Dieser Beitrag soll in groben Zügen einige praktisch-operative Hinweise und Fristen bei der Erstellung des Jahresabschlusses zum 31.12.2022 liefern. Der Fokus richtet sich dabei in erster Linie auf die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH).    

Kapitalgesellschaften, zu denen auch die GmbHs gehören, müssen bekanntlich die Gesellschafterversammlung zur Genehmigung des Jahresabschlusses innerhalb von 120 Tagen nach Bilanzstichtag einberufen. Für den Jahresabschluss zum 31.12.2022 fällt diese Frist auf den 30. April 2023. Nachdem es dabei um einen Sonntag handelt und der 1. Mai als Feiertag gilt, würde sich diese Fälligkeit aufgrund der Rechtsprechung auf den 2. Mai 2023 verlagern. In der Doktrin wird dennoch empfohlen, sich an die Frist vom 30. April 2023 zu halten!

Bei Vorliegen begründeter Erfordernisse und diese Ausnahme ist vom Gesellschaftsstatut vorgesehen, kann die Gesellschafterversammlung innerhalb von 180 Tagen einberufen werden. Die Fälligkeit ist in diesem Fall der 29. Juni 2023. Für die Geschäftsjahre 2019 und 2020, war es aufgrund des COVID-19 Notstandes möglich, die Gesellschafterversammlung ohne begründete Erfordernisse innerhalb von 180 Tagen nach Bilanzstichtag einzuberufen. Diese Ausnahmeregelung ist für das Geschäftsjahr 2022 nicht vorgesehen.

Die Genehmigung des Jahresabschlusses und dessen Hinterlegung bei der Handelskammer, ist der letzte Schritt eines gesetzlich definierten Ablaufes, der sich in den folgenden Schritten zusammenfassen lässt:

Abfassung Entwurf des Jahresabschlusses und des Lagerberichts

Laut Artikel 2423 des Zivilgesetzbuches sind für die Abfassung des Jahresabschlusses und falls vorgesehen, für den Lagebericht, die Verwalter verantwortlich. Bei kleineren GmbHs, besteht häufig die Voraussetzung die Bilanz in verkürzter Form laut Art. 2435-bis des Zivilgesetzbuches abzufassen. In diesem Fall besteht eine Befreiung der Abfassung des Lageberichts und des Finanzberichts (rendiconto finanziario).

Um die Bilanz in verkürzter Form laut Art. 2435-bis des Zivilgesetzbuches abfassen zu können, dürfen im ersten Geschäftsjahr, bzw. anschließend, in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht zwei der drei unten angeführten Schwellen überschritten werden:

	Schwelle
Gesamtbetrag der Aktiva laut Bilanz	4.400.000 Euro
Gesamterlöse aus Lieferung und Leistung	8.800.000 Euro
Durchschnittsanzahl der Beschäftigten im Geschäftsjahr	50 Mitarbeiter

Übermittlung des Entwurfs an das Kontrollorgan und Hinterlegung am Betriebssitz

Dieser Schritt ist je nachdem ob die Gesellschaft über ein Kontrollorgan (Aussichtsrat/Revisor) verfügt oder nicht, unterschiedlich. Wurde eine Kontrollorgan eingesetzt, so muss der Entwurf des Jahresabschlusses diesem Organ spätestens 30 Tage vor dem Termin der Gesellschafterversammlung zur Bilanzgenehmigung vorgelegt werden. Das Aufsichtsorgan hat anschließend 15 Tage Zeit seine Überprüfungen durchzuführen und abschließend seinen Prüfbericht abzufassen.

Im Anschluss muss der Entwurf des Jahresabschlusses und der entsprechende Prüfbericht am Betriebssitz hinterlegt werden. Die Gesellschafter haben bis zum Zeitpunkt der Bilanzgenehmigung ein Einsichtsrecht in die genannten Unterlagen. Verfügt die Gesellschaft über kein Kontrollorgan (Aussichtsrat/Revisor), so hat der Entwurf des Jahresabschlusses mindestens 15 Tage vor dem Termin der Gesellschafterversammlung zur Bilanzgenehmigung am Betriebssitz aufzuliegen.

Einberufung der Gesellschafterversammlung

Die Einberufung der Gesellschafterversammlung erfolgt durch den/die Verwalter mindestens acht Tage vor dem anberaumten Versammlungstermin. Der entsprechende Ablauf ist in der Regel im Statut der Gesellschaft angeführt. Die Einladung zur Gesellschafterversammlung hat durch ein rückverfolgbares Medium, beispielsweise per Einschreibebrief oder durch ein PEC-Mail zu erfolgen. In der Einladung sind das Datum, Uhrzeit und Ort der Versammlung anzugeben, zudem auch die vorgesehenen Tagesordnungspunkte.

Abhaltung der Gesellschafterversammlung

Neben der klassischen Abhaltung der Gesellschafterversammlung in Gegenwart der Gesellschafter am Betriebssitz, gibt es auch heuer die Möglichkeit die Versammlung in Videokonferenz abzuhalten. Diese Möglichkeit galt bis 31. Juli 2022 und wurde mit der Aufschubverordnung 2023 auch für das laufende Jahr, bis 31. Juli 2023 aufgeschoben. Dies auch in jenen Fällen, wo diese Möglichkeit nicht explizit im Gesellschaftsstatut vorgesehen ist.

Die Abhaltung in Videokonferenz setzt allerdings voraus, daß die teilnehmenden Personen identifiziert werden können und sich diese aktiv an der Diskussion und der Stimmabgabe beteiligen können. Über die Abhaltung und die Beschlussfassung in der Gesellschafterversammlung ist ein Protokoll abzufassen.

Bilanzhinterlegung bei der Handelskammer

Die Hinterlegung des Jahresabschlusses bei der Handelskammer, einschließlich des Protokolls zur Bilanzgenehmigung, hat innerhalb von 30 Tagen nach Genehmigung durch die Gesellschafterversammlung zu erfolgen. Neben den genannten Dokumenten muss bei Gesellschaften, die über ein Kontrollorgan verfügen, auch der entsprechende Prüfbericht bei der Handelskammer hinterlegt werden.

UPDATE: Ernennung des Kontrollorgans

Im Zuge der Reform des Konkursrechtes, sind die Schwellen für die Ernennung des Aufsichtsorgans, bzw. eines Rechnungsrevisors stark herabgesetzt worden. Laut aktuellen Bestimmungen ist die Ernennung des Aufsichtsorgans oder eines Rechnungsrevisors verpflichtend, wenn die Gesellschaft in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren zumindest eine der folgenden Schwellen überschreitet:

	Schwelle
Gesamtbetrag der Aktiva laut Bilanz	4.000.000 Euro
Gesamterlöse aus Lieferung und Leistung	4.000.000 Euro
Durchschnittsanzahl der Beschäftigten im Geschäftsjahr	20 Mitarbeiter

Die Pflicht zur Ernennung des Kontrollorgans gilt zudem für Unternehmen, die zur Abfassung der Konzernbilanz verpflichtet sind, sowie für GmbHs die Gesellschaften kontrollieren, die der Revisionspflicht unterliegen. Für die Prüfung der ob genannten Schwellen müssen Gesellschaften die Zahlen der Geschäftsjahre 2021 und 2022 heranziehen.

Die Berufung des Aufsichtsrates oder eines Rechnungsrevisors hat mittels Gesellschafterbeschluss zu erfolgen. Bleibt die Gesellschaft untätig, so wird das Kontrollorgan auf Hinweis der Handelskammer vom Gericht ernannt. Die Pflicht zur Ernennung des Organs erlischt, wenn in drei aufeinander folgenden Geschäftsjahren, keine der genannten Schwellen überschritten wird.